Vie de la société #1 : Penser Délégation

Vous ne pourrez pas faire tout vous-même et quand votre société aura atteint une certaine taille, vous ne pourrez pas tout contrôler, ni tout maîtriser. Entre associés, prenez bien soin de vous partager les tâches et les périmètres en vous accordant la confiance réciproque. Mais cela ne sera pas suffisant, il faut apprendre à déléguer auprès de vos équipes afin de former les futurs managers de demain et aussi de vous reposer en arrêtant de penser à tout.

Un exemple tout simple est la gestion des approvisionnements qui bien souvent reste validée voir encore exercée par le top management des petites PME. La peur de déléguer cette mission achat de matériels informatiques ou mobiliers, fait que bien souvent les managers l’exercent encore après plusieurs années dans leur société.

La validation des paiements, les services généraux, la sécurisation… sont d’autres exemples. Tous ces sujets continuent d’embarrasser la vie des chefs d’entreprises car leur simplicité et leur côté rassurant permettent au chef en quelque sorte de garder la main sur des sujets du quotidien.

Et les exemples sont nombreux, ces tâches du quotidien d’un chef d’entreprise n’ont aucune plus-value et doivent être rapidement déléguées au bout de quelques mois en s’entourant de personnes de confiance qui vont les réaliser de manière beaucoup plus régulière et structurée que vous. Responsabilisez-les en leur accordant suffisamment de degrés de liberté, tout en établissant des processus de contrôles afin de prévenir toute dérive potentielle.

Garder ces tâches dans votre giron est parfois rassurant car elles sont faciles à appréhender et aident à passer le temps en faisant quelques choses de simple pour vous et de directement utile pour les salariés, mais votre rôle n’est pas là, votre plus-value est dans la structuration, la prise de recul…

Vous ne pourrez pas tout faire tout seul. C’est un fait ! Vous n’y arriverez pas. Que vous soyez 1 ou 4 associés, il y a toujours un moment où va se poser la question de la délégation. Non, vous ne pourrez pas faire tout au long de la vie de votre entreprise les virements de salaires, commander vous-même le mobilier des bureaux, gérer le parking et installer les licences office sur les ordinateurs des nouveaux salariés ou distribuer les badges.

Faites-vous remplacer et prenez de la hauteur. Toutes ces micro-tâches simples vous encombrent, mais vous continuer à les effectuer car elles sont simples et elles vous rassurent. C’est gratifiant, c’est efficace, c’est immédiat. Mais ce n’est pas votre rôle quand l’organisation grandit. Vous devez déléguer et mettre des personnes de confiance en charge de la réalisation de ces activités.

Bien sûr, vous vous devez de former ces interlocuteurs et faire des points avec eux, voir mettre en place des mécanismes de contrôle mais ne perdez pas votre énergie à vouloir absolument garder le contrôle sur tout. Et cela est valable pour les micro-tâches au début puis ensuite pour les postes clefs de votre entreprise. Si vous nommez un directeur de la communication et que vous continuez à gérer en direct des journalistes ou des sujets presse, vous la démobilisez et déresponsabilisez. Déléguez-lui l’ensemble des missions, faites-lui confiance. Si elle ne fait pas les choses comme vous le souhaiteriez, faites des points avec cette personne, mais surtout ne faites pas à sa place !

C’est le réflexe numéro un de toute personne soucieuse de bien faire. Être en copie de tous les emails, tout écouter, avoir presque le fantasme d’avoir un enregistreur de tout ce qui est dit ou fait chaque jour dans la société pour être sûr de ne rien rater. Mais c’est une illusion et une quête sans fin. Et ce travers fortement nuisible car déresponsabilisant au possible pour les gens qui vous entourent. Ils penseront alors « il croit que je ne suis pas à la hauteur » ! Alors, soit ils se mettront dans une quête sans limite de travailler pour vous prouver qu’ils sont à la hauteur (voir cet article très intéressant sur les « pervers narcissiques » en entreprises), soit ils quitteront la société, déçus, frustrés avec un sentiment de victimes qui a subi un affront.

Je vous propose ce-dessous un petit exercice en lien avec ce thème.

Exercice

  • Prenez une feuille de papier et faites un tableau à 20 lignes et 4 colonnes ;
  • Dans la première colonne, indiquez les tâches suivantes : commande des consommables (café, tonner, PQ, …), gestion du mobilier, gestion du personnel de ménage, gestion du parking, gestion de votre emploi du temps, gestion des appels entrants, gestion du parc informatique, gestion des logiciels, gestion des noms de domaine, gestion du courrier, gestion des téléphones, gestion d’Internet, gestion d’EDF, gestion du bail, gestion des plantes, gestion des cartes de vœux, gestion des notes de frais, gestion des badges, gestion des comptes informatiques, gestion des billets de train/avion ;
  • Dans la colonne 2, indiquez le nombre d’heures estimatives que vous consacrez encore en tant que fondateur à chacune de ces tâches ;
  • Nommez une personne dans votre équipe à qui vous allez déléguer chacune des tâches en débutant par celles qui vous prennent le plus de temps ;
  • Donnez-vous une échéance et refaites l’exercice dans 1 mois.

Découvrez tous les articles de la Section #2 ainsi que la Section #1 et la Section #3

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Antoine Jeanjean
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